CHAPTER 4 SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK ~ M AGUS SUDRAJAT

☺ Untuk mencapai tujuan organisasi diperlukan penjabaran strategi dlm bentuk program atau aktivitas.

☺ Sistem pengendalian manajemen (SPM) memberi jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien. SPM meliputi:

1. Perencanaan

2. Koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi

3. Komunikasi informasi

4. Pengambilan keputusan

5. Memotivasi individu agar berperilaku sesuai dg tujuan organisasi

6. Pengendalian

7. Penilaian kinerja

☺ SPM didukung pula oleh

1. Struktur organisasi yg sesuai dg tipe pengendalian manajemen, krn SPM berfokus pd unit-unit organisasi sbg responsibility centers yg mrp basis perencanaan, pengendalian, & penilaian kinerja.

2. Manajemen SDM, yg dilakukan sejak proses seleksi & rekruitmen, training, pengembangan, promosi, dan pemberhentian karyawan.

3. Lingkungan yg mendukung, meliputi kestabilan politik, ekonomi, sosial, keamanan, dsb.

☺ Tiga tipe pengendalian manajemen, yaitu:

1. Preventif control, SPM terkait dg perumusan & perencanaan strategik yg dijabarkan dlm program

2. Operational control, SPM terkait dg pengawasan pelaksanaan program melalui anggaran

3. Pengendalian kinerja, SPM berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yg telah ditetapkan

STRUKTUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

☺ SPM harus didukung struktur organisasi yg baik yg termanifestasi dlm bentuk struktur responsibility centers

☺ Responsibility centers adl unit organisasi yg dipimpin oleh manajer yg bertanggungjawab thdp aktivitas responsibility center yg dipimpinnya.

☺ Tujuan dibuatnya responsibility centers adalah

1. Sbg basis perencanaan, pengendalian, & penilaian kinerja manajer dan unit organisasi yg dipimpinnya

2. Memudahkan mencapai tujuan organisasi

3. Memfasilitasi terbentuknya goal congruence

4. Mendelegasikan tugas & wewenang ke unit-unit yg memiliki kompetensi shg mengurangi beban tugas manajer pusat

5. Mendorong kreativitas & daya inovasi bawahan

6. Sbg alat untuk melaksanakan strategi organisasi scr efektif & efisien

7. Sbg alat pengendalian anggaran

☺ Tanggung jawab manajer responsibility centers adl menciptakan hubungan optimal antara sumber daya input yg digunakan dg output yg dihasilkan dikaitkan dg target kinerja.

1. Input diukur dg jumlah sumber daya yg digunakan

2. output diukur dg jumlah produk/output yg dihasilkan

☺ Empat jenis responsibility centers, yaitu

1. Expense Center; responsibility center yg prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yg telah dikeluarkan. Pada sektor publik, output seringkali ada tetapi tak dpt diukur atau hanya dpt diukur scr fisik dan tidak dlm nilai rupiah. Contoh pusat biaya tsb adl Departemen Produksi, Dinas sosial, & Dinas Pekerjaan Umum.

2. Revenue Center; responsibility center yg prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapatan yg dihasilkan. Misalnya Dispenda & Departemen pemasaran.

3. Profit Center; responsibility center yg menandingkan input (expense) dg output (revenue) dlm satuan moneter. Kinerja manajer dinilai berdasarkan laba yg diperoleh. Misalnya BUMN/D, obyek pariwisata milik Pemda, bandara, & pelabuhan.

4. Investment Center; responsibility center yg prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yg dihasilkan dikaitkan dg investasi yg ditanamkan pd responsibility center yg dipimpinnya. Contohnya: Dapartemen Riset & Pengembangan, dan Balitbang.

☺ Pengandalian manajemen berfokus pd responsibility centers, krn RC mrp alat untuk melaksanakan strategi dan program yg telah diseleksi mll proses perencanaan strategik.

☺ Responsibility centers berperan penting dlm perencanaan & pengendalian anggaran.

1. Anggaran mencerminkan nilai rupiah dr input yg dialokasikan ke RC & output yg diharapkan atau level aktivitas yg dihasilkan

2. Pengendalian anggaran meliputi pengukuran output dan belanja yg riil dilakukan dibandingkan dg anggaran.

3. Varians antara hasil yg dicapai dg yg telah dianggarkan akan dianalisis untuk mengetahui penyebab dan siapa yg bertanggungjawab atas varians tsb, shg segera dpt dilakukan tindakan korektif.

☺ Struktur RC hendaknya sejalan dg program atau struktur aktivitas organisasi. Artinya, tiap RC bertugas melaksanakan program tertentu & penggabungan program tiap RC tsb seharusnya mendukung program RC level yg lebih tinggi, shg tujuan organisasi tercapai.

☺ Setiap jenis RC membutuhkan data pengeluaran dan output yg dihasilkan selama masa anggaran.

1. Jika SPM berjalan baik, informasi yg dikirim ke manajer akan relevan dan tepat waktu sbg bahan evaluasi kinerja

2. Informasi yg relevan (up to date & akurat) adl informasi yg dpt membedakan dg jelas antara biaya yg dpt dikendalikan scr langsung dengan biaya yg uncontrolable oleh manajer RC.

3. Biaya controlable dikendalikan dg menetapkan standar biaya tepat (Standar Analisa Belanja/SAB)

4. Biaya uncontrolable biasanya berupa disretionary expenses, maka dikendalikan mll perencanaan anggaran yg ketat (hard budget)

5. Oleh karena itu, setiap RC perlu ditetapkan tolok ukur kinerjanya.

☺ RC mrp budget holder (pihak yg paling kompeten menyusun anggaran) krn paling dekat & berhubungan lgsg dg aktivitas pelayanan masyarakat.

1. RC dpt berfungsi sbg jembatan untuk bottom up budgeting atau participative budgeting

2. Keberadaan departemen dan komite anggaran pada RC sangat membantu terciptanya anggaran yg efektif

☺ Informasi yg terkait dg sistem pengendalian anggaran umumnya diketahui oleh departemen anggaran yg berfungsi sbg berikut:

1. Menetapkan prosedur & formulir untuk persiapan anggaran

2. Mengkoordinasikan & membuat asumsi dasar anggaran, antara lain tk inflasi, nilai tukar, & harga migas

3. Membantu mengkomunikasikan anggaran ke seluruh bagian organisasi

4. Menganalisis anggaran yg diajukan & membuat rekomendasi kpd budgetee/budgetholder dan responsibility centers manager

5. Menganalisis kinerja anggaran yg dilaporkan, menginterpretasikan hasil, & menyiapkan ikhtisar laporan untuk responsibility centers manager

6. Menyiapkan pembuatan revisi anggaran jika diperlukan

☺ Komite anggaran terdiri dari para pimpinan puncak (para kepala dinas, departemen, & biro) yg bertugas menyusun anggaran setiap unit operasi.

PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

☺ Proses pengendalian manajemen pada sektor publik dapat dilakukan mll komunikasi formal dan informal.

☺ Komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal organisasi, meliputi:

1	Strategy formulation	4	Operasionalisasi anggaran
2	Strategic planning	5	Evaluasi kinerja
3	Penganggaran

☺ Komunikasi informal melalui komunikasi langsung, pertemuan informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking arround

☺ SPM dpt mjd jembatan dalam mewujudkan goal congruence, yaitu keselarasan tujuan organisasi dg tujuan personal yg ada dlm organisasi

☺ Faktor-faktor yg mempengaruhi goal congruence:

1. Faktor pengendalian formal, misal SPM, sistem aturan, dan reward & punishment

2. Faktor pengendalian informal, terbagi dua:

a. Bersifat eksternal, misal etos kerja dan loyalitas karyawan, yg pd sistem pemerintahan disebut dg abdi negara dan abdi masyarakat

b. Bersifat internal, misal kultur organisasi, gaya kepemimpinan/ manajemen, & gaya komunikasi

Strategy Formulation

☺ Perumusan strategi mrp tugas & tggjwb top management adl proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah & kebijakan, serta strategi organisasi

☺ Di Pemerintahan, perumusan strategi dilakukan oleh dewan legislatif hasilnya berupa GBHN sbg acuan eksekutif dlm bertindak

☺ Hasil perumusan strategi bersifat permanen & berjangka panjang. Sering terjadi revisi strategi aatau adopsi strategi baru untuk mewujudkan visi, misi, & tujuan apabila terjadi perubahan dlm faktor lingkungan, misalnya adanya ancaman & peluang baru, inovasi teknologi, peraturan pemerintah baru, serta faktor poleksosbud.

☺ Perumusan strategi menghasilkan strategi global/makro yg disebut corporate level strategy.

1. Kmd di break down mjd strategi yg lebih mikro dlm bentuk program, kegiatan, atau proyek yg dikenal dg unit business level strategy

2. Untuk melaksanakan program tsb diperlukan anggaran dan RC dlm bentuk unit kerja sbg alat perencanaan & pengendalian anggaran

☺ Salah satu metoda penentuan strategi adl analisis SWOT dg menganalisis faktor internal organisasi yg mjd kekuatan dan kelemahan (core competence) dan memperhitungkan faktor eksternal berupa ancaman dan peluang.

Gambar Proses Perumusan Strategi

Analisis Eksternal			Analisis Internal
Ekonomi, Sosial, Politik			Teknologi yang dimiliki
Regulasi			Sumber daya alam
Trend global			Sumber daya manusia
Teknologi baru			Infrastruktur, dsb



Opportunity & Threat			Strength & Weakness
Identifikasi peluang			Identifikasi kekuatan &
& ancaman			Kelemahan (competencies)



	Penyesuaian kompetensi
	Dengan peluang & ancaman



		Strategi

☺ Komponen dasar proses perumusan strategi (Olsen & Eadie, 1982):

1. Misi & tujuan umum organisasi yg dirumuskan oleh manajemen eksekutif & memberi rerangka pengembangan strategi serta target yg akan dicapai.

2. Analisis/scanning lingkungan, terdiri dari identifikasi & pengukuran faktor eksternal yg sdg dan akan terjadi; serta kondisi yg hrs dipertimbangkan pd saat merumuskan strategi organisasi.

3. Profil internal & audit sumber daya, yg mengidentifikasi & mengevaluasi kekuatan & kelemahan organisasi dlm hal berbagai faktor yg perlu dipertimbangkan dlm perencanaan strategik.

4. Perumusan, evaluasi & pemilihan strategi.

5. Implementasi & pengendalian rencana strategik.

☺ Model delapan langkah Bryson (1995) untuk memfasilitasi proses perumusan strategi:

1. Memulai & menyetujui proses perencanaan strategik

2. Identifikasi apa yg mjd mandat organisasi

3. Klarifikasi misi & nilai-nilai organisasi

4. Menilai lingkungan eksternal (peluang & ancaman)

5. Menilai lingkungan internal (kekuatan & kelemahan)

6. Identifikasi isu strategik yg sdg dihadapi organisasi

7. Perumusan strategi untuk me-manage isu-isu tsb

8. Menetapkan visi organisasi untuk masa ke depan

Strategic Planning

☺ SPM diawali dr perencanaan strategik yaitu proses penentuan program, aktivitas, atau proyek yg akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yg akan dibutuhkan

☺ Tujuan utama perencanaan strategik adl untuk meningkatkan komunikasi antar manajer puncak dan manajer di level bawah shg memungkinkan tercapainya persetujuan antara kedua pihak ttg strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini mendorong terwujudnya goal congruence.

☺ Manfaat perencanaan strategik bagi organisasi, antara lain:

1. Sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yg efektif

2. Sarana memfokuskan manajer pd pelaksanaan strategi yg ditetapkan

3. Sarana untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yg optimal

4. Rerangka pelaksanaan short term action

5. Sarana manajemen untuk memahami strategi organisasi scr lebih jelas

6. Alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi

Mengubah Perencanaan Strategik menjadi Tindakan Nyata

☺ Perencanaan strategik dpt membantu mengantisipasi & memberi arahan perubahan. Perencanaan strategik perlu ditranslasikan dlm bentuk tindakan konkret, oleh karena itu perlu didukung oleh:

1. Struktur pendukung (manajerial maupun political will)

2. Proses & praktik implementasi di lapangan

3. Kultur organisasi

☺ Struktur organisasi harus mendukung strategi agar misi, visi, tujuan, & strategi perusahaan dapat dicapai. Oki, perlu dilakukan restrukturisasi & reorganisasi (institusional reform) yg didasarkan pd prinsip restrukturisasi:

1. Perubahan struktur organisasi yg dpt meningkatkan kapasitas untuk mencapai strategi yg efektif. Struktur organisasi hendaknya ramping tetapi kaya fungsi (form follow function) yg berkonsekuensi dihapusnya unit yg disfungsional atau dimerger shg overlapping antar unit kerja dpt dieliminasi.

2. Tanggungjawab pimpinan eksekutif adl melaksanakan strategi dan arahan kebijakan hingga level bawah.

3. Tanggungjawab dewan scr kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya, dan menilai kinerja manajemen (eksekutif).

☺ Perencanaan strategik tak efektif jika prosedur & sistem pengendalian tak sesuai dg strategi shg perlu diperhatikan hal berikut;

1. Hrs ada kejelasan wewenang & tggjwb, pendelegasian wewenang & tugas

2. Dukungan regulasi keuangan, pengendalian personal, & manajemen kompensasi yg jelas & fair

3. Kultur organisasi di lingkungan kerja dan kesediaan anggota untuk melakukan perubahan. Masalah terjadi jika ada resistance to change

Penganggaran

☺ Tahap penganggaran dlm proses pengendalian manajemen sektor publik mrp tahap dominan. Proses penganggaran di sektor publik berbeda dg sektor swasta, terutama adanya pengaruh politik

Penilaian Kinerja

☺ Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja dilakukan dg cara menciptakan mekanisme reward & punishment sbg pendorong pencapaian strategi, tercapainya tujuan organisasi, dan menciptakan kepuasan setiap individu

☺ Bentuk reward dpt berupa:

1. Finansial, berupa kenaikan gajiii, bonus, & tunjangan

2. Nonfinansial, berupa pshycological reward dan social reward. Misalnyapromosi jabatan, penambahan tanggung jawab & kepercayaan, otonomi yg lebih besar, penempatan kerja di tempat yg lebih baik, & pengakuan

Mekanisme sanksi & hukuman diperlukan untuk kondisi tertentu, namun orientasi penilaian kinerja hendaknya lebih diarahkan pada reward oriented