01.23
M AGUS SUDRAJAT
Latar Belakang
Seperti halnya revolusi industri dibuat cara baru pekerjaan manufaktur ditahun 1800-an, revolusi kualitas membuat cara baru dalam pekerjaan di seluruh organisasi di tahun 1990-an. Apakah organisasi itu adalah perusahaan manufaktur yang membuat mobil, perusahaan jasa yang menawarkan transportasi penerbangan dari Eropa ke Amerika Utara, jawatan sosial milik pemerintah yang menawarkan keuntungan pembayaran atas kualifikasi tuntutan, organisasi non-profit untuk hidup yang lebih baik dari keadaan yang merugikan atau sekolah, kesemuanya digunakan didalam mengevaluasi kembali proses dan perubahan dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas manajemen.
Beberapa perusahaan mencari manajer TQM. Yang lain meminta pada staf mereka untuk memasukkan kembali kualitas. Beberapa memasukkan staf mereka pada kursus manajemen kualitas dan mengkonfigurasikan kembali atas respon yang baik terhadap inisiatif kualitas. Beberapa tim manajemen di sekolah ketika memulai, katakan kepala guru di Inggris, membuat aktifitas penggunaan “kata-Q”(Samuel, 1991).
Total Quality Management merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi (Santoso, 1992, p. 33). Pengertian TQM dapat dibedakan dalam dua aspek. Aspek pertama menguraikan apa TQM itu dan aspek kedua membahas bagaimana mencapainya. Total Quality Manajement merupakan suatu pedekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.
Berbagai upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan kini sebenarnya telah, sedang, dan akan terus dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan. Mulai dari peningkatan kualitas pendidikan pra sekolah, dasar, menengah, sampai dengan perguruan tinggi. Salah satu upaya yang kini sedang disosialisasikan dan dianggap tepat adalah melalui Total Quality Manajement (TQM) atau manajemen mutu terpadu. Esensi dari TQM adalah suatu filosofi dan menunjuk pada perubahan budaya dalam suatu organisasi (pendidikan), serta dapat menyentuh hati dan pikiran orang menuju mutu yang diidamkan.
Gerakan TQM dalam bidang pendidikan
Gerakan TQM di mulai dibidang industri di Amerika Serikat antara pada tahun 1920 s/d 1940 dan di Jepang pada sekitar tahun 1950. tokohnya antara lain Deming, Sheward, dan Juran yang menyatakan bahwa mulailah dengan apa yang diinginkan pelanggan, selain organisasi juga memiliki standar yang tinggi. Berdasarkan ide tersebut, Jepang mengembangkannya dan ternyata berhasil. Keberhasilan ini dianggap suatu revolusi dalam bidang manajemen (Ishikawa, 1985).
Dari uraian di atas sebenarnya menunjuk pada organisasi yang unggul/bermutu adalah : organisasi yang harus dekat dengan pelanggan, memiliki obsesi mutu, memiliki birokrasi berdasarkan aktivitas dan antusias anggota. Keberhasilan dalam menerapkan TQM (Jepang) juga dapat dilihat dari : faktor budaya kerja, sikap terhadap mutu, kompetisi untuk menguasai pasar, dan mengembangkan sikap inovasi dan menumbuhkan motivasi anggota/karyawan.
TQM masuk dalam bidang pendidikan pada sekitar tahun 1980. utamanya dilaksanakan di perguruan tinggi hingga pendidikan. Upaya itu terus menerus meningkat di Inggris dan Amerika pada tahun 1990. fokus utamanya pada peningkatan kualitas pendidikan melalui reorganisasi praktek pendidikan. Keberhasilan TQM ini dapat dilihat dari pernyataan bahwa jaminan kualitas pendidikan sangat diperlukan dan agar setiap lembaga pendidikan menetapkan sistem TQM-nya.
Konsep TQM Dalam Bidang Pendidikan
1. Tujuan TQM
Tujuan utama TQM dalam bidang pendidikan adalah meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, terus menerus, dan terpadu. Upaya peningkatan mutu pendidikan yang dimaksudkan tidak sekaligus, melainkan dituju berdasarkan peningkatan mutu pada setiap komponen pendidikan.
2. Prinsip TQM
Pencapaian tujuan di atas dapat dicapai jika menggunakan prinsip-prinsip sebagai berikut : pemfokusan pada pelanggan, peningkatan kualitas pada proses, dan melibatkan semua komponen pendidikan.
Pemfokusan pada pengguna menunjuk pada setiap peningkatan kualitas pendidikan haruslah didasarkan pada keinginan, kebutuhan, dan harapan pengguna pendidikan (internal dan eksternal). Konsep ini memerlukan pengumpulan dan penganalisaan data lapangan secara tepat sehingga perlu mempertemukan kedua belah pihak.
Peningkatan kualitas pada proses menunjuk pada peningkatan terus menerus yang dibangun atas dasar : pekerjaan akan menghasilkan serangkaian tahapan interelasi dan aktivitas yang pada akhirnya akan menghasilkan output (keluaran).
3. Elemen pendukung TQM
Terdapat elemen-elemen pendukung untuk mencapai tujuan peningkatan kualitas pendidikan secara berkelanjutan, yaitu : kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, penghargaan, pengukuran (Tenner dan Detoro, 1992:32)
Pemahaman terhadap TQM dapat pula difokuskan pada beberapa karakteristiknya. Beberapa karakteristik TQM dalam bidang pendidikan adalah : berfokus pada pelanggan, memiliki obsesi terhadap kualitas tinggi, menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, memiliki komitmen jangka panjang, memerlukan kerjasama tim, memperbaiki proses secara berkelanjutan, menyelenggarakan pendidikan dan latihan TQM, memberikan kebebasan terkendali, ada kesatuan tujuan, dan ada keterlibatan dan pemberdayaan karyawan (Tjiptono dan Diana, 1996:5)
Beberapa indikasi kunci keberhasilan organisasi yang mengimplementasikan TQM (selain karakteristik di atas) sangat ditentukan oleh berbagai hal. Indikasinya ditunjukkan melalui : komitmen yang tinggi dari seluruh jajaran organisasi, organisasi yang mantap, motivasi dan disiplin yang tinggi (Gandem, 1999). Oleh karena itu, organisasi yang mengimplementasikan TQM secara tepat dapat dibedakan dengan organisasi lainnya didasrkan pada karakteristik tersebut.
IMPLEMENTASI TQM DALAM BIDANG PENDIDIKAN
Prosedur dalam mengimplementasikan TQM pada dasarnya menempuh tiga tahapan sebgai berikut :
(1) Persiapan. Tahapan persiapan adalah aktivitas pertama dan utama yang harus dilakukan sebelum TQM dikembangkan dan dilaksanakan. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah : membentuk tim, melaksanakan pelatihan TQM bagi tim. Merumuskan model atau sistem yang akan dikembangkan sebagai nama implementasi TQM, membuat kebijakan berkaitan dengan komitmen anggota organisasi untuk mendukung TQM, mengkomunikasikan kepada semua anggota organisasi berkaitan dengan adanya perubahan, melakukan analisis faktor pendukung dan penghambat organisasi, dan melakukan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan internal dan eksternal. Kesemua langkah-langkah tersebut harus dilakukan secara sistematik dan sistematis dengan dukungan penuh pimpinan dan anggotanya. Fleksibilitas dapat dilakukan sesuai dengan situasi dan kondisi masing-masing lembaga pendidikan. Oleh karena itu, dalam tahapan persiapan memang memerlukan kemauan, perhatian, dan komitmen yang tinggi untuk mendukung tahapan berikutnya.
(2) Pengembangan sistem. Berdasrkan tahapan persiapan, pengembangan sistem dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : peninjauan dan pengembangan model atu sistem yang ada melalui penyusunan dokumen sistem kualitas, melakukan pelatihan dan sosialisasi prosedur dan petunjuk kerja kepada tim inti maupun tim imbas secara tuntas, dan melakukan penyiapan akhir baik sumber daya manusia maupun non manusianya secara cermat dan akurat dalam rangka memasuki tahapan implementasi sistem kualitas.
(3) Implementasi sistem. Tahapan implementasi sistem menunjuk pada langkah-langkah sebagai berikut : melaksanakan uji joba sistem jaminan kualitas dalam lingkup tertentu berdasarkan siklus PDCA, anggota tim menginformasikan kepada pimpinan maupun steering commits berkaitan dengan uji coba sistem jaminan kualitas yang telah dilaksanakan secara rinci, tim mengumpulkan data dan informasi dari pelanggan (baik pelanggan internal maupun eksternal), melakukan tindakan koreksi dan pencegahan sesuai dengan harapan pelanggan, dan mendiskusikan/melaksanakan rapat pemimpin dan pelaksana sistem jaminan kualitas berkaitan dengan seluruh balikan yang ada untuk menghasilkan atau membuat modikasi proses yang diharapkan secara terus menerus dan berkesinambungan. Kesemua tahapan tersebut harus dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan. Apabila salah satu tahapan maupun langkah bermasalah, hal tersebut akan berdampak pada tahapan maupun langkah berikutnya. Oleh karena itu, setiap ada masalah harus segera dicarikan solusi pemecahannya hingga tuntas.
Faktor penentu dalam mengimplementasikan TQM :
Keberhasilan lembaga pendidikan sebagai organisasi dalam mencapai prestasi yang membanggakan tidaklah diperoleh dengan begitu saja, tetapi sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor pendukungnya. Factor-faktor yang dimaksud adalah sebagai berikut :
(1) Kehendak atau izin dari-Nya. Allah SWT memiliki kekuasaan yang Maha Kuasa atas segala alam dan jagat raya ini, sehingga semua yang terjadi di dunia ini adalah karena kehendak-Nya. Oleh karena itu, keberhasilan organisasi harus diyakini sebagai kehendak-Nya. Organisasi tidak akan mencapai keberhasilan yang diinginkannya jika tidak karena mendapatkan izin dari-Nya.
(2) Sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang dimaksudkan adalah orang-orang yang terlibat atau terkait dengan penerapan sistem di perum. Mulai dari unsur pimpinan sampai dengan seluruh para pekerja atau bawahan. Keberhasilan lembaga pendidikan mencapai prestasi juga ditentukan oleh mereka dan sebagai penggerak utamanya adalah pemimpin dengan segala aspek kepemimpinannya.
(3) Sumber daya non manusia. Sumber daya non manusia juga menjadi faktor penentu organisasi dalam mencapai keberhasilan dibidang kualitas. Sumber daya manusia yang dimaksudkan berupa sarana dan prasarana yang digunakan oleh sumber daya manusia yang ada dalam melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi. Melalui penggunaan sarana dan prasarana ynag ada, semua aktivitas organisasi dapat tertopang secara lebih optimal.
MANFAAT IMPLEMENTASI TQM
Ada beberapa manfaat positif yang diperoleh jika lembaga pendidikan mampu mengimplementasikan TQM secara baik di masa mendatang. Beberapa manfaat yang dimaksudkan, antara lain :
1. Pelaksanaan perubahan/mutasi pegawai tidak mengganggu aktivitas utama lembaga pendidikan.
2. Keluhan dari pelanggan internal maupun eksternal dapat dieliminasi sekecil mungkin.
3. Pemanfaatan sumber daya yang dimiliki dan ada di lembaga lebih optimal.
4. Pelaksanaan aktivitas utama lebih efisien dan efektif.
5. Memperoleh pengakuan dari pihak lain (dalam negeri maupun luar negeri) terhadap eksistensi lembaga pendidikan.
6. Dapat menjadi model untuk mengembangkan lembaga pendidikan lainnya (yang belum mengimplementasikan TQM di indonesia bahkan di asia).
7. Hubungan antar lembaga pendidikan dengan stakeholders menjadi lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA :
1. Cortado, J.W. 1993. Implementation of Total Quality Management, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.
2. John S. 1989. Oakland, Total Quality Management, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.
3. G. Vincent. 2003. Total Quality Management, Manajemen Bisnis, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.
4. Juran, J.M.,1995. Merancang Mutu; Ancangan Baru Mewujudkan Mutu Ke Dalam Barang Dan Jasa, (terjemahan) PPM., Jakarta.
5. Tjiptono, Fdan Diana Anastasia, 2003. Total Quality Management, Edisi Revisi, Andi Yogjakarta.
6. Nasution, M.N. 2004. Manajemen Mutu Terpadu; Total Quality Manajemen, Ghalia Indonesia.
Posted in: Total Quality Management
